Thuiswerken is in korte tijd voor veel bedrijven de nieuwe norm geworden. Hoewel thuiswerken voor veel organisaties geen nieuw concept is, kan het ook problemen met zich meebrengen. Gelukkig leven we in een tijd waar handige tools de online markt veroveren.
Hoe kan je thuiswerken zo praktisch mogelijk realiseren en wat zijn handige software tools? We hebben een top-5 voor je samengesteld van tools die niet mogen ontbreken wanneer je vanuit huis aan het werk bent.
#1 Projectmanagement
Als iedereen op afstand werkt, verlies je gemakkelijk contact. In plaats van lange e-mailwisselingen of video vergaderingen kan een projectmanagementtool je team helpen om op de hoogte te blijven van waar iedereen mee bezig is. Door middel van een geïntegreerde feedback- en berichtfunctie komt alles op één plek samen.
Projectbeheertools volgen projectroadmaps in realtime via de online dashboards. Dit betekent dat zelfs als je op afstand werkt, je nog steeds weet welke taken aan jou zijn toegewezen. Daarbij zie je ook de status van de andere taken in het project. Goede tools voor projectmanagement zijn ProofHub, Trello, Monday.com en Workfront.
#2 Conference Calls
Online vergaderen via je laptop of smartphone is niet meer weg te denken. Hier zijn vele handige tools voor zoals WhatsApp en Skype, maar Zoom wint ook steeds meer aan populariteit. Deze applicatie is zodanig makkelijk in gebruik en heeft een beperkte installatietijd nodig. Eenmaal in de digitale ‘meeting room’ is het net alsof je een echte vergadering houdt onder collega’s.
Het bevat verschillende functionaliteiten zoals scherm delen, presentaties tonen en om je af te schermen van de privésfeer kan je de achtergrond van het beeld wijzigen. Zoom videobellen heeft een gratis versie waarmee je al veel kunt doen. Een andere handige software tool voor conference calls is Teams. Je deelt de werkruimte waarin je kunt chatten, vergaderen, bestanden delen en samen kunt werken aan bestanden via ingebouwde Office 365-apps.
#3 Virtual Private Network
VPN staat voor Virtual Private Network en kun je zien als een privé netwerk binnen een groter netwerk. Het gaat om een versleutelde verbinding tussen twee andere netwerken via het internet. Zoals jouw thuisnetwerk en het bedrijfsnetwerk van je werkgever. Een VPN-server helpt je om een veilige privé tunnel tussen deze twee netwerken te maken.
Elke gebruiker op het web is vatbaar voor malafide praktijken van hackers en malware. Met behulp van VPN ben je verzekerd van een extra laag encryptie op al je internetgebruik, waarmee jouw privacy en data beter beschermd is. Het is voor een hacker daardoor moeilijker om op jouw computer in te breken om vervolgens bestanden in te zien of een vertrouwelijk videogesprek af te luisteren.
#4 Dropbox
Hoewel er veel programma’s zijn voor het online delen van bestanden, presentaties en projecten is Dropbox nog een groot favoriet onder de thuiswerkers. Het doel van Dropbox is dat iedereen gemakkelijk bij de gezamenlijke bestanden kan. De Dropbox cloud is beschikbaar op ieder mobiel device, waardoor je 24/7 bij jouw bestanden kunt.
Het werkt zoals jij het wilt, zo kun je vervolgens bestanden delen met wie je wilt en samen met je team aan presentaties werken. Met de handige app kan je direct bij jouw documenten. Bovendien worden foto’s veilig bewaard in Dropbox. Deze handige tool is ook nog eens gratis te downloaden.
#5 Asana
Asana is een handige tool waarbij je de werkzaamheden binnen een bedrijf op elkaar afstemt. Uiteindelijk maak je een zogenoemde grote takenlijst. Inloggen gaat gemakkelijk via een Google of Asana account. Overvolle mailboxen zijn verleden tijd. Je vermindert het e-mailverkeer met zo’n 60 tot wel 90%.
Als thuiswerker kan je gemakkelijk zien hoe de taken verdeeld zijn, waardoor het overzicht altijd gehandhaafd wordt. Hierdoor benut iedere werknemer optimaal zijn of haar tijd. Ook het inzicht op taken van andere en deadlines worden duidelijk weergegeven. Kortom, nooit meer te weinig structuur of onduidelijkheden met Asana.
Werkplek en hardware voor thuiswerkers
Naast de vijf handige software tools voor thuiswerken is een goede werkplek ook van belang. Combineer deze tools dan ook met een goede stoel en bureau en je hebt een ergonomische verantwoorde werkplek.
Zorg ook dat je hardware in orde is, zoals een losse muis en keyboard welke veel handiger zijn dan de ingebouwde trackpad en toetsenbord van een laptop. De losse accessoires zijn zelfs beter voor je werkhouding.